PropAI is een AI-ondersteund vastgoedbeheerplatform voor verhuurders. Wij bieden software waarmee verhuurders hun panden, huurders, contracten, tickets en financiën kunnen beheren. Onderdeel van PropAI is een AI-gestuurde huurder-screeningsmodule en chatfunctionaliteit.
PropAI treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van verhuurders (directe gebruikers) en als verwerker namens verhuurders voor de verwerking van gegevens van huurders en huurkandidaten.
| Categorie | Specifieke gegevens | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Doel |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehashed) | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering overeenkomst | Toegang tot platform |
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, KVK (optioneel), adres | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering overeenkomst | Facturering, contracten |
| Betalingsgegevens | Stripe/Mollie klant-ID (geen volledige kaartgegevens) | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering overeenkomst | Abonnementsbeheer |
| Gebruiksgegevens | IP-adres, inlogtijden, acties in het platform | Art. 6 lid 1 sub f — gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Beveiliging, fraudepreventie |
| Categorie | Specifieke gegevens | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Doel |
|---|---|---|---|
| Identiteitsgegevens | Naam, e-mailadres | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering huurovereenkomst | Huurdersbeheer, contracten, communicatie |
| Contractgegevens | Adres, huurprijs, ingangsdatum, einddatum | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering huurovereenkomst | Contractbeheer, indexatie, beëindiging |
| Betalingsgegevens | Betaalstatus, betalingshistorie (geen rekeningnummers) | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering huurovereenkomst | Huurincasso, achterstandsbeheer |
| Communicatie | Berichten via huurderportaal | Art. 6 lid 1 sub b — uitvoering huurovereenkomst | Onderhoudsmeldingen, vragen, klachten |
| Documentstatus | Aanwezigheid van documenten (j/n) — géén documentinhoud | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Huurder screening onboarding |
| Categorie | Specifieke gegevens | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Naar AI gestuurd? |
|---|---|---|---|
| Beroep | Functie/beroep kandidaat | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Ja — geanonimiseerd |
| Leeftijdscategorie | Categorie op basis van geboortedatum (bijv. "25–40 jaar") — exacte datum niet naar AI | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Ja — alleen categorie |
| Documentstatus | Aanwezigheid ID, inkomensverklaring, borg, screening (j/n) | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Ja — anoniem |
| Financiële indicatoren | Huurprijs, borg (bedragen) | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Ja |
| Naam, e-mailadres, exacte geboortedatum | Worden opgeslagen in PropAI dossier maar niet doorgestuurd naar AI | Art. 6 lid 1 sub b — pre-contractueel | Nee ✅ |
| Categorie | Specifieke gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Technische gegevens | IP-adres, browsertype, paginabezoek | Art. 6 lid 1 sub f — gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Contactformulier / waitlist | Naam, e-mailadres | Art. 6 lid 1 sub a — toestemming |
| Categorie | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Verhuurder accountgegevens | Zolang het account actief is + 2 jaar na beëindiging | Art. 5 lid 1 sub e AVG — opslagbeperking |
| Huurder dossier (actieve huurder) | Zolang huurrelatie bestaat + 2 jaar na beëindiging | Art. 5 lid 1 sub e AVG — opslagbeperking; BW art. 3:310 verjaringstermijn |
| Huurkandidaat — goedgekeurd | Omgezet naar huurder dossier | — |
| Huurkandidaat — afgewezen | Maximaal 4 weken na beslissing — daarna automatisch verwijderd | Art. 5 lid 1 sub e AVG — opslagbeperking (niet langer dan noodzakelijk) |
| Berichten huurderportaal | Zolang huurrelatie bestaat + 6 maanden | Art. 5 lid 1 sub e AVG |
| Financiële administratie (facturen, betalingen) | 7 jaar | Art. 52 AWR (fiscale bewaarplicht — dwingt tot langere bewaring) |
| Beveiligingslogs (IP, inlogtijden) | Maximaal 3 maanden | Art. 5 lid 1 sub e AVG |
| Ontvanger | Land | Doel | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. (database) | Ierland (EEA) ✅ | Opslag van alle persoonsgegevens | EEA — geen doorgifte buiten EU |
| OpenAI Ireland Ltd. (AI-verwerking) | Ierland / VS | AI-screening, chatfunctie, document-analyse — uitsluitend geanonimiseerde of geminimaliseerde data | EU Standard Contractual Clauses 2021/914 (art. 46 AVG). Zie OpenAI DPA archief. |
| Groq Inc. (AI-inferentie) | VS | Foto-analyse (plaatsbeschrijvingen), document-extractie, PropertyGPT, chatfunctie — uitsluitend geanonimiseerde of geminimaliseerde data. Zero Data Retention (ZDR) ingeschakeld: gegevens worden direct na inferentie gewist en nooit bewaard op Groq-servers. | EU Standard Contractual Clauses 2021/914 (art. 46 AVG). ZDR-beleid: groq.com/privacy. |
| Resend (Plus Five Five Inc.) (e-mailverzending) | VS | Verzending van transactionele e-mails (uitnodigingen huurders, meldingen, onboardingmails). Bevat naam en e-mailadres van ontvanger. | EU Standard Contractual Clauses 2021/914 (art. 46 AVG) + EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG). Resend Privacy Policy. |
| Vercel Inc. (hosting) | VS | Hosting van de webapplicatie (statische bestanden) | EU SCC 2021/914. Geen persoonsgegevens opgeslagen bij Vercel. |
| Stripe / Mollie (betalingen) | VS / Nederland | Verwerking abonnementenbetalingen verhuurders | Stripe: EU SCC + Data Processing Agreement. Mollie: EEA-gevestigd ✅ |
| ImprovMX (e-mail relay) | Zwitserland | Doorsturen van e-mail naar propai.nl domein | Zwitserland: adequaatheidsbesluit Commissie (art. 45 AVG) ✅ |
PropAI verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden. Gegevens worden niet gedeeld voor marketingdoeleinden van derden.
Voor sub-verwerkers buiten de EEA (OpenAI, Groq, Resend, Vercel, Stripe) gelden EU Standaardcontractbepalingen conform Commissiebesluit 2021/914 (art. 46 AVG). Voor Groq geldt aanvullend Zero Data Retention (ZDR): inferentiedata wordt direct na verwerking gewist. Voor Resend en Stripe geldt aanvullend het EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG). Alle DPA's zijn op verzoek beschikbaar via privacy@propai.nl.
Bij de onboarding van een huurkandidaat genereert PropAI automatisch een indicatieve score (0–100) en een aanbeveling ("Goedkeuren / Aanvullende info / Afwijzen") op basis van beroep, leeftijdscategorie, documentstatus en financiële indicatoren.
Onderliggende logica: De AI (OpenAI GPT-model) beoordeelt de aangeleverde factoren op basis van algemene risicopatronen in de huurmarkt. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) gebruikt. De score is indicatief en kan afwijken van menselijk oordeel.
Verwachte gevolgen: Een lage score kan leiden tot een advies tot aanvullende informatie of afwijzing door de verhuurder. De verhuurder is te allen tijde vrij dit advies te negeren.
PropAI biedt een AI-chatassistent voor verhuurders en een AI-ondersteunde berichtenmodule. De AI ontvangt beperkte contextgegevens (voornaam huurder, straatnaam pand, berichtinhoud). Zie sectie 2 voor de data minimalisatie-maatregelen.
PropAI is uitsluitend bestemd voor de verwerking van persoonsgegevens van meerderjarige huurkandidaten (18+). Minderjarigen zijn op grond van BW art. 1:233–234 handelingsonbekwaam voor het zelfstandig aangaan van een huurovereenkomst. Een zonder toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger gesloten huurcontract is vernietigbaar (BW art. 3:32).
| Situatie | Beleid | Grondslag |
|---|---|---|
| Zelfstandige huurkandidaat < 18 jaar | Niet toegestaan via PropAI. Verhuurder mag geen screeningsproces starten voor minderjarigen. | BW art. 1:233–234; art. 6 AVG (geen rechtmatige grondslag) |
| Inwonend minderjarig kind van huurder | Alleen strikt noodzakelijke gegevens (bijv. gezinssamenstelling). Geen AI-screening. Geen aparte profielaanmaak. | Art. 6 lid 1 sub b AVG (noodzakelijk voor huurovereenkomst) |
| Persoonsgegevens van minderjarige ontvangen per abuis | Verhuurder meldt dit direct aan privacy@propai.nl. PropAI verwijdert de gegevens per omgaande. | Art. 5 lid 1 sub e AVG (opslagbeperking); art. 17 AVG (verwijdering) |
AI-screening: De geautomatiseerde risicoscore (art. 22 AVG) wordt uitsluitend gegenereerd voor meerderjarige huurkandidaten. Het platform toont een waarschuwing als een geboortejaar wordt ingevoerd dat wijst op een leeftijd onder de 18 jaar. Verhuurders worden geïnstrueerd om de geboortedatum te verifiëren op een geldig identiteitsbewijs vóór het starten van een screening.
Juridische bronnen: BW art. 1:233–234 (handelingsbekwaamheid minderjarigen) | BW art. 3:32 (vernietigbaarheid) | Art. 6 + 9 AVG | EDPB Statement 1/2025 on Age Assurance (11 februari 2025) | AP jaarplan 2026: AI en kwetsbare groepen
Gebruik ons online verzoekformulier of stuur een e-mail naar privacy@propai.nl met het onderwerp "AVG-verzoek". Wij reageren binnen 1 maand (art. 12 lid 3 AVG). Bij complexe verzoeken kan dit worden verlengd met maximaal 2 maanden, met kennisgeving. Wij versturen een ontvangstbevestiging met referentienummer en kunnen uw identiteit verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.
Let op voor huurkandidaten: Uw gegevens zijn ingevoerd door de verhuurder. Voor inzage, correctie of verwijdering kunt u contact opnemen met uw verhuurder of rechtstreeks met PropAI via bovenstaand e-mailadres.
Bij een beveiligingsincident (datalek) handelt PropAI conform de wettelijke meldplicht (art. 33/34 AVG). De volledige procedure is beschikbaar op propai.nl/datalekprocedure.html. Betrokkenen worden bij een hoog-risico lek direct geïnformeerd.
NIS2 / Cyberbeveiligingswet: De Cyberbeveiligingswet (Nederlandse implementatie van EU NIS2-richtlijn) treedt naar verwachting in werking op 1 juli 2026 (goedgekeurd Tweede Kamer 15 april 2026). PropAI valt als micro-onderneming momenteel buiten de directe scope. PropAI hanteert de tien Cbw-beveiligingsmaatregelen vrijwillig als leidraad naast de AVG art. 32-verplichtingen. Zie Verwerkersovereenkomst art. 8a voor het volledige overzicht.
PropAI gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (sessie-authenticatie). Wij gebruiken geen tracking cookies, advertentiecookies of cookies van sociale mediaplatformen.
Er worden geen analytische tools van derden (zoals Google Analytics) gebruikt die persoonsgegevens buiten de EEA verwerken.
PropAI kan deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in de dienstverlening of wetgeving. De datum bovenaan dit document geeft de meest recente versie aan. Bij materiële wijzigingen worden actieve gebruikers per e-mail geïnformeerd.
Eerdere versies zijn beschikbaar op verzoek via privacy@propai.nl.
Voor vragen over deze privacyverklaring, uw rechten of de verwerking van uw persoonsgegevens: